A molti piace organizzare ed archiviare i dati in modo strutturato, tecnica che consente inoltre di trovare più facilmente i dati quando devono essere cercati e reperiti. I file di database vi consentono di organizzare i dati secondo le vostre esigenze, ordinandoli in tabelle e campi.
Ogni elemento di un database è chiamato record. I database generalmente memorizzano informazioni che possono essere anche accedute da siti web dinamici. Le estensioni di file di database più diffuse sono : .DB, .MDB, .ITDB e .DBF.